E-Mail einrichten (HostedExchange)
Outlook 2016 erlaubt nur noch die automatische Konfiguration. Hierzu muss für deine Domain der sog. Autodiscover gesetzt sein.
Gehe folgendermaßen vor, um dein HostedExchange-Konto in Outlook 2016 einzurichten:
1. Konten-Assistent starten
- Klicke in der Taskleiste deines Windows-Betriebssystems auf "Start" und wähle anschließend "Systemsteuerung" aus.
- Suche das "Mail"-Symbol und öffne diesen Eintrag mit einem Doppelklick.
Bei 64-Bit-Systemen klicke in der Systemsteuerung bitte zunächst auf "Weitere Optionen" und anschließend auf "32 bit Steuerungselemente anzeigen", bevor du den Eintrag "Mail" auswählen kannst.
- Falls noch kein Mailprofil vorhanden ist, siehst du zunächst das Dialogfenster für die Profile. Klicke dort auf "Hinzufügen..." und wähle einen Namen für das Profil. Nach dem Klick auf "OK" wird dann der Assistent für das Einrichten eines E-Mail-Kontos gestartet.
- Falls bereits ein Mailprofil eingerichtet ist, siehst du zunächst das Dialogfenster "Mail-Setup". Klicke dort auf "E-Mail-Konten..." und wähle im darauf folgenden Fenster "Neu...", um ein neues E-Mail-Konto zu erstellen.
2. Konto einrichten
Gebe im ersten Schritt des Konten-Assistenten die folgenden Informationen ein:
- Ihr Name: Gebe den Anzeigenamen des ManagedExchange-Postfachs ein, den du im Kundenmenü festgelegt hast.
- E-Mail-Adresse: Trage die vollständige E-Mail-Adresse des ManagedExchange-Postfachs ein. Hast du bei der Einrichtung des Postfachs im Kundenmenü eine alternative Absenderadresse hinterlegt, so verwende bitte diese Adresse.
- Kennwort: Gebe das Passwort ein, welches für das ManagedExchange-Postfach bei der Einrichtung im Kundenmenü hinterlegt wurde und bestätige die Eingabe in der folgenden Zeile.
- Klicke anschließend auf "Weiter".
Jetzt wird automatisch mit der sogenannten Autodiscover-Funktion nach den Servereinstellungen für dein Postfach gesucht.
- Aktiviere bei der darauf folgenden Sicherheitsabfrage die Checkbox "Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen", damit Outlook künftig Konfigurationseinstellungen für das Postfach automatisch abrufen kann. Klicke dann auf "Zulassen", damit Outlook die Servereinstellungen abrufen und übernehmen kann.
Herzlichen Glückwunsch! Das Mail-Profil für dein HostedExchange-Postfach ist fertig konfiguriert und kann verwendet werden. Du kannst jetzt Outlook 2016 starten und mit der Nutzung deines Postfachs beginnen!
Nachdem du dein HostedExchange-Postfach in Outlook eingerichtet hast, kannst du dich in Outlook anmelden.
Gehe anschließend wie folgt vor, um Outlook das erste Mal zu verwenden:
- Starte Outlook durch Auswahl aus dem Startmenü, von deinem Desktop oder der Taskleiste.
- Mit dem Start von Outlook wirst du zur Eingabe der Zugangsdaten für dein ManagedExchange-Postfach aufgefordert. In Outlook 2007 erhälst du diese Passwortabfrage bei jedem Start von Outlook. Ein Speichern der Zugangsdaten ist für ManagedExchange-Postfächer dort nicht möglich. Ab Outlook 2010 kannst du das Passwort bei Bedarf speichern, indem du die entsprechende Option aktivierst.
- Jetzt erscheint eine Statusanzeige, dass Outlook für die erstmalige Verwendung vorbereitet wird. Dabei nimmt Outlook im Hintergrund einige Einstellungen vor.
- Eine Sicherheitsabfrage für das Konfigurieren von Servereinstellungen wird angezeigt. Aktiviere dort die Checkbox "Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen", damit Outlook künftig Konfigurationseinstellungen für das Postfach automatisch abrufen kann. Klicke dann auf "Zulassen", damit Outlook die Servereinstellungen abrufen und übernehmen kann.
Abhängig davon, ob es sich um ein neu angelegtes oder um ein konvertiertes Postfach handelt, nimm in Outlook dann bitte die nächsten Schritte vor.
Bei einem konvertierten Postfach:
- Wenn es sich um ein Postfach handelt, das bisher per IMAP/POP3 genutzt und in ein ManagedExchange-Postfach konvertiert wurde, legt Outlook eine lokale Kopie deines Postfachs an. Dabei werden alle auf dem Exchange-Server gespeicherten E-Mails kopiert und lokal in Outlook erfasst. Selbstverständlich bleiben die E-Mails jedoch auf dem Server gespeichert. Das lokale Bereitstellen der E-Mails in Outlook kann abhängig von der Größe des Postfachs sowie der Geschwindigkeit der Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen. Über die Statusleiste von Outlook kannst du in Erfahrung bringen, welche Ordner des Postfachs gerade aktualisiert werden. Erscheint die Anzeige "Alle Ordner sind aktualisiert", ist das Anlegen der lokalen Kopie deines HostedExchange-Postfachs abgeschlossen. Bereits während dieses Vorgangs steht dir Outlook zur Verfügung und das HostedExchange-Postfach kann direkt genutzt werden.
Bei einem neu angelegten Postfach:
- Wenn es sich um ein neu angelegtes HostedExchange-Postfach handelt, zeigt Outlook an, dass eine lokale Kopie deines Postfachs angelegt wird. Da es sich um ein neues und leeres Postfach handelt, werden in diesem Fall keine Daten kopiert und du kannst direkt mit der Nutzung deines HostedExchange-Postfachs in Outlook beginnen.
Bei einem umzuziehenden Postfach:
- Outlook zeigt an, dass eine lokale Kopie deines HostedExchange-Postfachs angelegt wird. Da es sich um ein neu angelegtes Postfach handelt, können in diesem Fall natürlich keine Daten kopiert werden und das Postfach steht direkt zu deiner Verfügung.
Du kannst dann mit dem Import der Sicherungsdatei deines Postfachs von deinem bisherigen Anbieter beginnen. In Outlook 2013 wechsle hierzu auf die Registerkarte "Datei", wähle "Öffnen und exportieren", "Importieren/Exportieren" und führe im Folgenden die entsprechenden Schritte durch. In Outlook 2010 wähle "Datei", "Öffnen", "Importieren" und führe dann die entsprechenden Schritte durch.
Mit Outlook 2011 für Mac richtest du dein HostedExchange-Postfach einfach und schnell in nur wenigen Schritten ein.
Um dein HostedExchange-Postfach in Outlook 2011 einzurichten, gehe bitte wie folgt vor:
- Öffne Outlook und klicke im Menü auf "Extras", "Konten".
- In der Konten-Übersicht klicke auf "Exchange-Konto".
Ergänze im ersten Schritt des Einrichtungsassistenten bitte die folgenden Informationen:
- E-Mail-Adresse: Hinterlege hier die E-Mail-Adresse deines HostedExchange-Postfachs. Hast du bei der Einrichtung des Postfachs im Kundenmenü eine alternative Absenderadresse hinterlegt, so verwende bitte diese Adresse.
- Methode: Belasse die Option "Benutzername und Kennwort".
- Benutzername: Gebe als Benutzername erneut die E-Mail-Adresse an.
- Kennwort: Gebe das Passwort des ManagedExchange-Postfachs ein.
- Automatische Konfiguration: Aktiviere diese Option, damit die Servereinstellungen automatisch ermittelt werden.
- Klicke anschließend auf "Konto hinzufügen".
Jetzt wird automatisch mit der sogenannten Autodiscover-Funktion nach den Servereinstellungen für dein Postfach gesucht.
- Bei der darauf folgenden Sicherheitsabfrage aktiviere bitte die Checkbox "Meine Antwort immer für diesen Server verwenden", damit Outlook künftig Konfigurationseinstellungen für das Postfach automatisch abrufen kann. Klicke dann auf "Zulassen", damit Outlook die Servereinstellungen abrufen und übernehmen kann.
- Abschließend siehst du die Kontoeinstellungen und kannst dort die Beschreibung für das Konto ändern. Bei "Vollständiger Name" ist zudem der Anzeigename des HostedExchange-Postfachs eingetragen, den du im Kundenmenü festgelegt hast.
Herzlichen Glückwunsch! Dein HostedExchange-Postfach ist nun in Outlook 2011 für Mac eingerichtet und kann ab sofort verwendet werden.
Im Mailprogramm "Apple Mail", das mit dem Apple-Betriebssystem ausgeliefert wird, kannst du dein ManagedExchange-Konto ebenfalls in nur wenigen Schritten einrichten. Seit der Veröffentlichung des Betriebssystems Mac OS X 10.6 (auch "Snow Leopard" genannt) benötigst du hierfür lediglich die E-Mail-Adresse sowie das Passwort.
Und so geht's:
- Klicke im Menü "Mail" auf "Einstellungen".
- Wechsle auf den Reiter "Accounts".
- Um einen neuen Account hinzuzufügen, klicke auf das Plus links unten.
- Gebe die E-Mail-Adresse des ManagedExchange-Kontos sowie dessen Passwort ein und klicke auf "Fortfahren".
- Manchmal verlangt Apple Mail nun den Benutzernamen. Gebe hier die E-Mail-Adresse ein und klicke anschließend auf "Fortfahren".
- Nachdem Apple Mail die Verbindung hergestellt und die Einstellungen ermittelt hat, kannst du das Adressbuch sowie den Kalender, iCal, gleich mit einrichten. Lasse hierfür diese beiden Optionen aktiviert. Möchtest du Adressbuch sowie iCal nicht mit einrichten, deaktiviere die Optionen bitte.
- Um die Einrichtung des Kontos abzuschließen, klicke auf "Erstellen".
Herzlichen Glückwunsch! Dein ManagedExchange-Postfach ist nun in Apple Mail eingerichtet und kann ab sofort verwendet werden.